Hoe Van Daalen vond wat geen enkele bedrijfssoftware hem kon bieden
Zeven jaar geleden liep Arjen van Daalen de oprichter van Digitaal Kantoor tegen het lijf. “Ik was eerlijk gezegd niet op zoek naar een oplossing, maar het vertrouwen was er direct.” In deze blog lees je hoe Digitaal Kantoor al zeven jaar lang mag helpen bij de bedrijfsvoering van het familiebedrijf Van Daalen.
Herken jij deze 6 uitdagingen in de GWW? Laat bedrijfssoftware je helpen!
De wereld digitaliseert steeds meer en natuurlijk blijft de GWW sector hierin niet achter. De bouwsector kan echter nog grote sprongen maken in het digitalisatieproces. In deze blog delen we een aantal uitdagingen in de GWW sector en geven wij een oplossing aan de hand van de juiste bedrijfssoftware.
Uitdaging 1: Overzicht houden binnen verschillende projecten
Oplossing: Projectplanning van Digitaal Kantoor
Daarom is er de bedrijfssoftware van Digitaal Kantoor. Met de projectplanning van DK kun je projecten gemakkelijk opdelen in verschillende onderdelen, zoals takenlijsten, taken en subtaken. Aan elk van deze onderdelen kun je eigenaars, deadlines en meer toekennen, zodat alle informatie helder en overzichtelijk is. Deze informatie van verschillende (lopende) projecten is tevens te allen tijde inzichtelijk: je kunt 24/7 online de gewenste informatie naar boven halen en tijdig (bij)sturen. Zo kun je gemakkelijk navigeren door het bos aan projecten en bespaar je heel wat bomen (geen stapels boekwerk meer!).
Uitdaging 2: Overzicht houden over machines, personeel en materialen
Doordat je zoveel ballen hoog moet houden, is het plannen van werkzaamheden en materiaal een pittige uitdaging: wat gebeurt er op dit moment op de bouwplaats? Staan alle werknemers ingepland? Hebben we nog genoeg materiaal voor de bouwplaats? En zo kunnen we nog even doorgaan.
In de GWW sector is het belangrijk om mens en materieel goed in te plannen. Je kunt het zien als een fabriek: je wilt dat alle werknemers en werktuigen zoveel mogelijk draaien, alleen werkt dit in de GWW sector telkens weer op andere locaties. Dit gaat echter niet altijd even soepel.
Oplossing: Capaciteitsplanning en Projectplanning
In de bedrijfssoftware van Digitaal Kantoor vind je een capaciteitsplanning en projectplanning. In de projectplanning kun je ten alle tijden de voortgang van een project in één oogopslag zien. Daarnaast is deze planning gekoppeld aan de bedrijfsagenda zodat belangrijke projectinformatie altijd in beeld is. In de capaciteitsplanning kun je de bezetting van het personeel bekijken. In heldere overzichten krijgt u te zien wie tijd beschikbaar heeft om werkzaamheden uit te voeren.
Uitdaging 3: Tijd efficiënt besteden
Als uitvoerder of projectleider besteedt je je schaarse tijd liever aan het plannen en managen van alle werkzaamheden dan aan het administreren hiervan. We kennen het gezegde ondertussen wel: tijd is geld. En die tijd (en dus geld) steek je als ondernemer liever niet teveel in je administratie. Toch is de juiste administratie en tijdige facturatie bij uitgevoerde activiteiten is van groot belang.
Oplossing: Geautomatiseerde boekhouding
Gelukkig maakt de bedrijfssoftware van DK de boekhouding een stuk gemakkelijker, we zouden haast ‘leuker’ zeggen. In de boekhoudsoftware wordt een aangemaakte factuur eenvoudig in de boekhouding verwerkt en opgenomen in het BTW overzicht. In de tool wordt niet alleen de planning, urenregistratie en facturatie gekoppeld, maar kun je ook je zakelijke relaties koppelen, banktransacties koppelen aan verwerkte inkoop- en verkoopfacturen en nog veel meer. De mogelijkheden zijn oneindig, waardoor je niet hoeft te hoppen van tool naar tool: de integratie gaat automatisch en bespaart jou dus een heleboel tijd!
Uitdaging 4: Duidelijke en heldere communicatie bij wijzigingen in de planning
Grote projecten brengen grote aantallen betrokkenen met zich mee. Hoewel vele handen licht werk maken, kan dit af en toe ook behoorlijk lastig zijn… Veranderingen in de planning zijn namelijk eerder norm dan uitzondering en hier moet altijd snel, efficiënt en duidelijk over gecommuniceerd worden.
Het is lastig om constant op de hoogte blijven van de laatste veranderingen en hierover elke werknemer (in buitendienst) op de hoogte te houden via telefonisch of mailcontact. Doordat er zoveel mensen betrokken zijn, komt miscommunicatie uiteraard veel voor. De miscommunicatie kan leiden tot ernstige incidenten – het is dus van belang dat de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste mensen wordt doorgegeven.
Oplossing: Realtime overzicht online en meldingen vanuit de app
De software van Digitaal Kantoor brengt een groot voordeel met zich mee: een app. In de overzichtelijke app kun je niet alleen overal en op elk moment alle informatie ophalen, je kunt ook voor zowel de binnendienst als buitendienst realtime meldingen inschakelen. Hierdoor zijn alle partijen altijd op de hoogte van wijzigingen in projecten en planningen. Dat scheelt een hoop telefoontjes en mailtjes (en dus kostbare tijd) heen en weer!
Uitdaging 5: Soepele integratie tussen verschillende bedrijfsprocessen in de software
Veel bouwers geven aan dat zij al veel werkzaamheden en processen hebben gedigitaliseerd. Maar wist je dat leden gemiddeld 10,9 soorten softwarepakketten hebben waarmee zij werken? Voor elk werkproces weer een ander pakket. De integratie van deze pakketten loopt vaak niet helemaal soepel, aangezien de software (vaak) niet op elkaar afgestemd zijn. Hier komen dus menselijke handelingen bij kijken, wat zorgt voor mogelijke foutjes en overigens veel tijd kost. Dat moet toch makkelijker kunnen?
Oplossing: Alles in één bedrijfssoftware
Dat dachten wij bij Digitaal Kantoor ook, en het is ons gelukt. Met de bedrijfssoftware van Digitaal Kantoor kun je alle bedrijfsprocessen koppelen. Zo kun je de boekhouding, facturatie, zakelijke relaties (CRM), projectplanningen en noem het maar koppelen aan de tool. Samen met het team van Digitaal Kantoor analyseren we de bedrijfsprocessen binnen jouw bedrijf en hierop maken we één tool waarin alle processen met elkaar geïntegreerd zijn. Wel zo fijn toch?
Uitdaging 6: De juiste software zonder hoge investeringen vinden
Tot slot zijn er genoeg bedrijven in de bouwsector die graag de uitdaging aangaan met bedrijfssoftware, maar waarvoor de investering simpelweg te hoog is. Helaas gebeurt het regelmatig dat je dure software koopt om je werk uit handen te nemen, waarna blijkt dat het begrijpen van de software nog een grotere uitdaging is. Daar gaat je investering!
Oplossing: Gratis 30 dagen proefperiode
Geen zorgen, wij hebben de oplossing. De bedrijfssoftware van Digitaal Kantoor biedt jou alles wat je nodig hebt en dit kun je ervaren zonder direct een hoge investering op tafel te leggen. Eerst zien, dan geloven!
Kort samengevat, heb jij baat bij:
- Overzicht binnen verschillende projecten?
- Hulp bij het inplannen van personeel en materiaal?
- Een manier om efficiënt tijd in te delen en administratie te automatiseren
- Directe meldingen bij wijzigingen in de planning?
- Integratie van alle bedrijfsprocessen?
Neem dan snel contact op!
Bedrijfsproces van een loonbedrijf
Bedrijfsproces van een loonbedrijf
Als je het bedrijfsproces van een loonbedrijf in stukjes hakt dan zul je merken dat je het proces in 3 stukken kunt delen:
– Voorbereiding
– Opdracht
– Facturatie
Voorbereiding
Het start wanneer je planner de telefoon opneemt. Hij moet razend snel kunnen vastleggen welke opdrachtgever, welke kraan nodig heeft. Direct moet hij inzicht hebben in de planning of er mensen en materieel beschikbaar is. Als je weet dat je kunt leveren, dan kan je een bevestiging sturen eventueel met verzoek om digitaal akkoord. Bij akkoord start het inplannen van de opdracht en na dat de opdracht is ingepland stuur je de instructies naar de desbetreffende loonwerker (direct in de app) en kan het uitvoeren van de opdracht beginnen.
Opdracht
De loonwerker voert de opgevraagde opdracht uit en na het uitvoeren van deze opdracht noteert de loonwerker zijn gewerkte uren, gebruikt materiaal, of eventuele extra kosten. Dit allen komt op een opdracht bon te staan en dit word zowel intern als extern goedgekeurd (loonbedrijf en klant).
Facturatie
Als de opdracht bon is goedgekeurd door beiden partijen kan er worden gefactureerd. Bij uitblijven van betaling kunnen er eventuele aanmaningen worden verstuurd. Als dit achter de rug is word er per kwartaal een belastingaangifte gedaan.
Conclusie
Zoals je hier boven kunt lezen zitten er een hoop werkzaamheden vast aan een opdracht en hier heb je vaak allerlei verschillende software programma’s voor nodig. Bij Digitaal Kantoor hebben wij een systeem ontworpen waarbij wij al deze processen in een systeem hebben verwerkt waardoor je een hoop tijd, geld en energie kunt besparen. Met dit alles-in-een pakket creëer je meer inzicht in jouw bedrijfsproces wat zorgt voor betere resultaten. Wekt dit meer interesse bij jou op? Kijk dan op www.digitaalkantoor.nl en probeer het 30 dagen gratis.
Cumula: Laten zien wat het oplevert
Hoewel de meeste aanbieders van digitale systemen ervoor kiezen om te koppelen met boekhoudsystemen koos Digitaal Kantoor ervoor om dit wel zelf te bouwen. In de filosofie van Jan-Joost Hagoort, directeur van dit bedrijf, hoort alles bij elkaar en werkt het beter als het door één partij wordt aangeboden.
Verdubbelen in omzet bij een gelijke bezetting op kantoor. Dat klinkt goed en dat claimt Hagoort met
het systeem van Digitaal Kantoor te kunnen bereiken. “Wij bieden het totaalpakket. Er zijn eigenlijk maar een paar harde voorwaarden om succesvol te zijn: het werkt in de cloud en je bent onderweg bereikbaar.”
Het plansysteem werd samen met loonbedrijf K.A. van Daalen ontwikkeld, hoewel er in eerste aanleg geen focus op een branche was. “Wij werkten voor alle soorten bedrijven, maar denken nu zulke mooi dingen in huis te hebben dat we ons wel meer richten op specifieke sectoren.”
Meer weten? Lees hier het hele artikel van Cumula uit de serie “Slim en Digitaal”
De bouwvak is voorbij en we gaan weer vol aan de bak
Als loonbedrijf sta je weer voor een flinke uitdaging. Er ligt een stapel aanvragen op je te wachten. Hoe staat het met de beschikbaarheid van personeel, voertuigen en machines? Wat levert een project op? Weet je zeker dat er geen werkbon met afgetekende uren kwijt is?
Met Digitaal Kantoor kan je papierloos opdrachten aannemen, inplannen, werkopdrachten digitaal verspreiden, en heb je automatische urenregistratie. Verstuur tijdig kloppende facturen én een sluitende boekhouding.
Planning
Wanneer een klant belt, plant je snel de opdracht in. Leg bijzonderheden over het perceel, werkzaamheden, voertuigen, machines en producten makkelijk vast.
Urenregistratie
Je chauffeurs vullen gedurende de werkdag de begin- en eindtijden in via de app op hun smartphone. Je hebt een helder overzicht van de voortgang en kan sneller bijsturen.
Facturatie
Als alles klaar is maak je aan het eind van de dag de factuur inclusief mandagenregister met één druk op de knop. Je hoeft geen werkbonnen meer na te lopen.
Vraag een online demo aan van één van onze specialisten.