De wereld digitaliseert steeds meer en natuurlijk blijft de GWW sector hierin niet achter. De bouwsector kan echter nog grote sprongen maken in het digitalisatieproces. In deze blog delen we een aantal uitdagingen in de GWW sector en geven wij een oplossing aan de hand van de juiste bedrijfssoftware.
Uitdaging 1: Overzicht houden binnen verschillende projecten
Oplossing: Projectplanning van Digitaal Kantoor
Daarom is er de bedrijfssoftware van Digitaal Kantoor. Met de projectplanning van DK kun je projecten gemakkelijk opdelen in verschillende onderdelen, zoals takenlijsten, taken en subtaken. Aan elk van deze onderdelen kun je eigenaars, deadlines en meer toekennen, zodat alle informatie helder en overzichtelijk is. Deze informatie van verschillende (lopende) projecten is tevens te allen tijde inzichtelijk: je kunt 24/7 online de gewenste informatie naar boven halen en tijdig (bij)sturen. Zo kun je gemakkelijk navigeren door het bos aan projecten en bespaar je heel wat bomen (geen stapels boekwerk meer!).
Uitdaging 2: Overzicht houden over machines, personeel en materialen
Doordat je zoveel ballen hoog moet houden, is het plannen van werkzaamheden en materiaal een pittige uitdaging: wat gebeurt er op dit moment op de bouwplaats? Staan alle werknemers ingepland? Hebben we nog genoeg materiaal voor de bouwplaats? En zo kunnen we nog even doorgaan.
In de GWW sector is het belangrijk om mens en materieel goed in te plannen. Je kunt het zien als een fabriek: je wilt dat alle werknemers en werktuigen zoveel mogelijk draaien, alleen werkt dit in de GWW sector telkens weer op andere locaties. Dit gaat echter niet altijd even soepel.
Oplossing: Capaciteitsplanning en Projectplanning
In de bedrijfssoftware van Digitaal Kantoor vind je een capaciteitsplanning en projectplanning. In de projectplanning kun je ten alle tijden de voortgang van een project in één oogopslag zien. Daarnaast is deze planning gekoppeld aan de bedrijfsagenda zodat belangrijke projectinformatie altijd in beeld is. In de capaciteitsplanning kun je de bezetting van het personeel bekijken. In heldere overzichten krijgt u te zien wie tijd beschikbaar heeft om werkzaamheden uit te voeren.
Uitdaging 3: Tijd efficiënt besteden
Als uitvoerder of projectleider besteedt je je schaarse tijd liever aan het plannen en managen van alle werkzaamheden dan aan het administreren hiervan. We kennen het gezegde ondertussen wel: tijd is geld. En die tijd (en dus geld) steek je als ondernemer liever niet teveel in je administratie. Toch is de juiste administratie en tijdige facturatie bij uitgevoerde activiteiten is van groot belang.
Oplossing: Geautomatiseerde boekhouding
Gelukkig maakt de bedrijfssoftware van DK de boekhouding een stuk gemakkelijker, we zouden haast ‘leuker’ zeggen. In de boekhoudsoftware wordt een aangemaakte factuur eenvoudig in de boekhouding verwerkt en opgenomen in het BTW overzicht. In de tool wordt niet alleen de planning, urenregistratie en facturatie gekoppeld, maar kun je ook je zakelijke relaties koppelen, banktransacties koppelen aan verwerkte inkoop- en verkoopfacturen en nog veel meer. De mogelijkheden zijn oneindig, waardoor je niet hoeft te hoppen van tool naar tool: de integratie gaat automatisch en bespaart jou dus een heleboel tijd!
Uitdaging 4: Duidelijke en heldere communicatie bij wijzigingen in de planning
Grote projecten brengen grote aantallen betrokkenen met zich mee. Hoewel vele handen licht werk maken, kan dit af en toe ook behoorlijk lastig zijn… Veranderingen in de planning zijn namelijk eerder norm dan uitzondering en hier moet altijd snel, efficiënt en duidelijk over gecommuniceerd worden.
Het is lastig om constant op de hoogte blijven van de laatste veranderingen en hierover elke werknemer (in buitendienst) op de hoogte te houden via telefonisch of mailcontact. Doordat er zoveel mensen betrokken zijn, komt miscommunicatie uiteraard veel voor. De miscommunicatie kan leiden tot ernstige incidenten – het is dus van belang dat de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste mensen wordt doorgegeven.
Oplossing: Realtime overzicht online en meldingen vanuit de app
De software van Digitaal Kantoor brengt een groot voordeel met zich mee: een app. In de overzichtelijke app kun je niet alleen overal en op elk moment alle informatie ophalen, je kunt ook voor zowel de binnendienst als buitendienst realtime meldingen inschakelen. Hierdoor zijn alle partijen altijd op de hoogte van wijzigingen in projecten en planningen. Dat scheelt een hoop telefoontjes en mailtjes (en dus kostbare tijd) heen en weer!
Uitdaging 5: Soepele integratie tussen verschillende bedrijfsprocessen in de software
Veel bouwers geven aan dat zij al veel werkzaamheden en processen hebben gedigitaliseerd. Maar wist je dat leden gemiddeld 10,9 soorten softwarepakketten hebben waarmee zij werken? Voor elk werkproces weer een ander pakket. De integratie van deze pakketten loopt vaak niet helemaal soepel, aangezien de software (vaak) niet op elkaar afgestemd zijn. Hier komen dus menselijke handelingen bij kijken, wat zorgt voor mogelijke foutjes en overigens veel tijd kost. Dat moet toch makkelijker kunnen?
Oplossing: Alles in één bedrijfssoftware
Dat dachten wij bij Digitaal Kantoor ook, en het is ons gelukt. Met de bedrijfssoftware van Digitaal Kantoor kun je alle bedrijfsprocessen koppelen. Zo kun je de boekhouding, facturatie, zakelijke relaties (CRM), projectplanningen en noem het maar koppelen aan de tool. Samen met het team van Digitaal Kantoor analyseren we de bedrijfsprocessen binnen jouw bedrijf en hierop maken we één tool waarin alle processen met elkaar geïntegreerd zijn. Wel zo fijn toch?
Uitdaging 6: De juiste software zonder hoge investeringen vinden
Tot slot zijn er genoeg bedrijven in de bouwsector die graag de uitdaging aangaan met bedrijfssoftware, maar waarvoor de investering simpelweg te hoog is. Helaas gebeurt het regelmatig dat je dure software koopt om je werk uit handen te nemen, waarna blijkt dat het begrijpen van de software nog een grotere uitdaging is. Daar gaat je investering!
Oplossing: Gratis 30 dagen proefperiode
Geen zorgen, wij hebben de oplossing. De bedrijfssoftware van Digitaal Kantoor biedt jou alles wat je nodig hebt en dit kun je ervaren zonder direct een hoge investering op tafel te leggen. Eerst zien, dan geloven!
Kort samengevat, heb jij baat bij:
- Overzicht binnen verschillende projecten?
- Hulp bij het inplannen van personeel en materiaal?
- Een manier om efficiënt tijd in te delen en administratie te automatiseren
- Directe meldingen bij wijzigingen in de planning?
- Integratie van alle bedrijfsprocessen?
Neem dan snel contact op!